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jueves, 24 de septiembre de 2015

ELECCION DE ALCALDES – EL DAFP PUBLICA INSTRUCTIVO PARA EL PROCESO DE EMPALME DE LOS MANDATARIOS TERRITORIALES 2015 – 2016

Con el propósito de  “… brindar orientaciones conceptuales, técnicas, metodológicas y normativas, como instrumento para alcanzar mayores niveles de desempeño de las administraciones territoriales, en el desarrollo efectivo de los procesos de empalme de gobierno”, el pasado 14 de septiembre, el Departamento Administrativo de Función Pública publicó en el sitio web SIRVO A MI PAÍS, El Portal de los Servidores Públicos Colombianos, un Instructivo para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2015 – 2016, el cual viene acompañado con los formatos necesarios para ser diligenciados durante el proceso de empalme entre los gobernantes locales salientes y los que resulten electos el próximo 25 de octubre.

El instructivo “… está dirigido tanto a los gobiernos salientes, quienes a través del empalme deben entregar su administración; y a los nuevos mandatarios y sus equipos de gobierno que asumirán la responsabilidad de dirigir sus territorios, para hacer el mejor aprovechamiento de los procesos e información que en su aplicación se genera.”

En esta herramienta se proponen tres fases para el empalme:

Fase I: Esta primera fase está dirigida a la administración saliente y presenta los cuatro primeros pasos para la preparación de insumos para el empalme, los cuales consisten en la conformación de equipo de trabajo y designación de los responsables de empalme, construcción de agenda interna de trabajo, identificación y levantamiento de la información, y elaboración del informe de gestión y recomendaciones a la nueva administración.

Fase II: La segunda fase está dirigida tanto a la administración saliente como a la entrante, y da cuenta de las actividades a realizar para desarrollar un efectivo ejercicio de empalme. En esta línea, el gobierno entrante debe conformar el equipo de trabajo y designar a los responsables de empalme, asimismo se coordinará con el equipo de la administración saliente para la realización de las sesiones de empalme por temas o dependencias, entregas de actas parciales y las sesiones aclaratorias.

Una vez terminadas las sesiones de empalme y las aclaratorias, la administración saliente procederá a la elaboración del acta de entrega y a la convocatoria y realización de una reunión abierta de entrega de gobierno.

Fase III: Esta fase está orientada a la administración entrante, y brinda los lineamientos para la utilización y aprovechamiento efectivo de la información entregada por el gobierno saliente. En este sentido, se brindan orientaciones para el uso estratégico de la información recolectada en el empalme, para lo cual, se precisa emplear la información para resolver las prioridades de los primeros días de la administración entrante, tales como: acciones judiciales pendientes, contratos por vencer, elaboración   del nuevo plan de desarrollo, plan de ordenamiento territorial, finanzas territoriales y continuidad de programas estratégicos.

Así mismo, propone la siguiente estructura para el informe de gestión del empalme:

CAPÍTULO 1. GENERALIDADES

1.1.        Presentación.
1.2.        Estructura organizacional de la entidad.

CAPÍTULO 2. GESTIÓN Y DESARROLLO ADMINISTRATIVO

2.1.   Defensa jurídica. (Anexo 1)
2.2.   Contractual. (Anexo 2)
2.3.   Sistema financiero. (Anexo 3)
2.4.   Gestión del talento humano. (Anexo 4)
2.5.   Gestión documental y archivo. (Anexo 5)
2.6.   Gobierno en línea y sistemas de información. (Anexo 6)
2.7.   Seguimiento al banco de proyectos. (Anexo 7)
2.8.   Control de la gestión. (Anexo 8)
2.9.   Recursos físicos e inventarios. (Anexo 9)
2.10. Transparencia, participación y servicio al ciudadano. (Anexo 10)
2.11. Recomendaciones para la administración entrante.

CAPÍTULO 3. GESTIÓN DEL DESARROLLO TERRITORIAL

3.1. Seguimiento al Plan de Ordenamiento Territorial. (Anexo 11)
3.2. Cumplimiento del Plan de Desarrollo y sectores básicos (Anexo 12)
3.3 Otros sectores y asuntos transversales (Anexo 13)
3.4. Recomendaciones para la administración entrante.

Compartimos con nuestros lectores esta interesante y valiosa herramienta de orientación del proceso de empalme, la cual pueden consultar directamente en el siguiente enlace:

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martes, 22 de septiembre de 2015

ELECCIÓN DE ALCALDES – CONTRALORÍA Y PROCURADURÍA EXPIDEN CIRCULAR CONJUNTA SOBRE EL PROCESO DE EMPALME

Los dos principales entes de control expidieron la Circular Conjunta No. 018 del pasado 3 de septiembre por medio de la cual “… instan a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales del país en idear, planear y ejecutar el proceso integral de empalme que ha de aplicarse conforme a las obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012”.

En consecuencia, exhortan “… a todos los servidores públicos de las administraciones entrantes y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices (circulares, instructivos y formatos) emanadas del Departamento Nacional de Planeación -DNP-, conjuntamente con el Departamento Administrativo de la Función Pública -D.A.F.P,- en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, para el desarrollo del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes el cual debe ser de plena observancia y aplicación de los gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales.”

En la citada Circular, la Procuraduría General de la Nación sugiere para el desarrollo del proceso de empalme la observancia de las siguientes etapas:

“a) Entre Septiembre y Octubre (sic), la elaboración del informe de empalme en los componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial, a cargo de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administraron;”

“b) Entre Noviembre y Diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de gestión y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la normativa correspondiente y;”

“c) Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiación y uso de la información del informe de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar La continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los procedimientos administrativos y financieros de la administración para mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno.”

Teniendo en cuenta los procesos de empalme anteriores, se deberá tener especial atención al traspaso y empalme de la siguiente información:

“a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación de los sistemas internos de la organización;”

“b) Organización dará y detallada de toda la información contractual de la gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras;”

“c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición anotando los servicios afectan;”

“d) Información presupuesta, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar, diferenciando el presupuesto del informe contable; e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernación o municipio;”

“f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en tos que la Gobernación o municipio sea parte;”

“g) Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.”

“h) Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en materia de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado, la documentación soporte deberá permitir evidenciar su entrega al equipo de la Administración entrante, a los órganos de control, así como a los representantes de las mesas municipales y departamentales de víctimas del conflicto armado.”

La Circular Conjunta recuerda las obligaciones que en relación con el seguimiento al proceso de empalme corresponde a los jefes de control interno de cada administración territorial, las Gerencias Regionales de la Contrataría General de la República (CGR) y las Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias; así como a los personeros municipales.

Finalmente, se recuerda a los responsables de este proceso que “… por tratarse de una obligación depositada en la Ley 951 de 2005 y consecuentemente de obligatorio cumplimiento, su omisión implica ser objeto de la acción disciplinaria por la Procuraduría General de la Nación…”

Circular Conjunta No. 018 del 3 de septiembre de 2015.

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