ELECCIÓN DE ALCALDES – CONTRALORÍA Y PROCURADURÍA EXPIDEN CIRCULAR CONJUNTA SOBRE EL PROCESO DE EMPALME

Los dos principales entes de control expidieron la Circular Conjunta No. 018 del pasado 3 de septiembre por medio de la cual “… instan a los actuales gobernadores y alcaldes distritales, metropolitanos y municipales del país en idear, planear y ejecutar el proceso integral de empalme que ha de aplicarse conforme a las obligaciones contenidas en las Leyes 951 de 2005, 1151 de 2007 y 1551 de 2012”.

En consecuencia, exhortan “… a todos los servidores públicos de las administraciones entrantes y salientes en adoptar y ejecutar cuidadosa, diligente y verazmente las directrices (circulares, instructivos y formatos) emanadas del Departamento Nacional de Planeación -DNP-, conjuntamente con el Departamento Administrativo de la Función Pública -D.A.F.P,- en uso de sus atribuciones legales y reglamentarias, para el desarrollo del proceso de empalme de las administraciones entrantes y salientes el cual debe ser de plena observancia y aplicación de los gobernadores, alcaldes distritales, metropolitanos y municipales.”

En la citada Circular, la Procuraduría General de la Nación sugiere para el desarrollo del proceso de empalme la observancia de las siguientes etapas:

“a) Entre Septiembre y Octubre (sic), la elaboración del informe de empalme en los componentes de gestión administrativa y gestión del desarrollo territorial, a cargo de la administración saliente, que le servirá a la misma para revisar los logros, generar alertas oportunas y realizar acciones correctivas antes de entregar la administraron;”

“b) Entre Noviembre y Diciembre, el desarrollo de las sesiones de empalme entre ambos equipos - salientes y entrantes. A partir del análisis conjunto del informe de empalme se deberá entregar la información (física y digital), el estado de gestión y los procedimientos de cada una de las dependencias de la entidad territorial al equipo de empalme de la administración entrante, que certificará su recepción guardando el derecho a revisión establecido en la normativa correspondiente y;”

“c) Entre Enero y Marzo de 2016, la apropiación y uso de la información del informe de empalme por parte del nuevo gobierno territorial, con el fin de garantizar La continuidad de los servicios básicos a la ciudadanía y la correcta ejecución de los procedimientos administrativos y financieros de la administración para mitigar los traumatismos asociados a los cambios de gobierno.”

Teniendo en cuenta los procesos de empalme anteriores, se deberá tener especial atención al traspaso y empalme de la siguiente información:

“a) Seguridad de archivos, claves de ingreso a sistemas informativos y/o aplicativos a efectos de reportar información a entidades de orden nacional o de operación de los sistemas internos de la organización;”

“b) Organización dará y detallada de toda la información contractual de la gobernación, alcaldía distrital, metropolitana o municipal, respectivamente, incluyendo vigencias futuras;”

“c) Informar clara y detalladamente qué contratos finalizan en el período de transición anotando los servicios afectan;”

“d) Información presupuesta, estados financieros y proyectos aprobados a ejecutar, diferenciando el presupuesto del informe contable; e) Relación clara y detallada de las obligaciones (pasivos) y estado de la deuda de la gobernación o municipio;”

“f) Relación de procesos vigentes de responsabilidad fiscal, disciplinaria y de aquellos procesos judiciales y/o administrativos en tos que la Gobernación o municipio sea parte;”

“g) Relación de proyectos financiados directa o conjuntamente con entidades nacionales, departamentos u otros municipios, detallando su estado actual.”

“h) Información en capítulo especial sobre la gestión de la entidad territorial en materia de prevención, protección, atención, asistencia y reparación integral a las víctimas del conflicto armado, la documentación soporte deberá permitir evidenciar su entrega al equipo de la Administración entrante, a los órganos de control, así como a los representantes de las mesas municipales y departamentales de víctimas del conflicto armado.”

La Circular Conjunta recuerda las obligaciones que en relación con el seguimiento al proceso de empalme corresponde a los jefes de control interno de cada administración territorial, las Gerencias Regionales de la Contrataría General de la República (CGR) y las Procuradurías Regionales y Provinciales, dentro del ámbito de sus competencias; así como a los personeros municipales.

Finalmente, se recuerda a los responsables de este proceso que “… por tratarse de una obligación depositada en la Ley 951 de 2005 y consecuentemente de obligatorio cumplimiento, su omisión implica ser objeto de la acción disciplinaria por la Procuraduría General de la Nación…”

Circular Conjunta No. 018 del 3 de septiembre de 2015.